Bilamana kelemahan-kelemahan diketemukan melalui analisa, maka tindakan perbaian perlu diambil. Beberapa kemungkinan untuk itu adalah sbb:

  1. Mengorganisasi wilayah-wilayah untuk memungkinkan dilakukannya kegiatan yang lebih sejalan dengan potensi yang tersedia.
  2. Mereorganisasi batas-batas daerah untuk mengurangi biaya penjaualan, memperolih ruang lingkup yang lebih baik, dll.
  3. Mengadakan pemindahan tenaga salesman (penjual)
  4. Menaikkan tekanan pada lini produk atau para pelanggan yang diabaikan dalam daerah yang bersangkutan.
  5. Merubah metode penjualan atau saluran distribusi (merubah dari melalui tenaga penjual menjadi agen,dsb)
  6. Merubah  fasilitas-fasilitas fisik (gudang ; dll) dalam daerah yang bersangkutan
  7. Mengeliminasikan daerah-daerah yang ridak menguntungkan
  8. Merubah kebijaksanaan periklanan atau pengeluaran dalam daerah.

ANALISA MENURUT PRODUK

Dalam melakukan analisa biaya produksi, banyak controller yang menemukan bahwa laba bersih atas suatu garis produk seluruhnya tidak mencukupi atau bahkan menderita kerugian. Bilamana ditemukan kondisi-kondisi sperti itu, biasanya diambil langkah-langkah untuk menaikkan marjin produk itu, karena perusahaan mungkin belum siap untuk melepaskan lini produk tersebut. Ini merupakan cara lain untuk mengemukakan,bahwa analisa merupakan suatu alat pengendalian biaya, karena biaya produksi atau biaya distribusi mungkin terlalu tinggi.

Mungkin jelas dengan sendirinya bagi kebanyakan controller atau akuntan, bahwa analisa biaya distribusi menurut jenis produk harus dilakukan bilamana karakterisrik-karakteristik produ atau metode-metode distribusinya adalah sedemikian rupa sehingga suatu basis alokasi yang seragam tidak memberikan petunjuk dari kegiatan atau biaya penjualan. Jadi, kilogram atau banyaknya unit atau jumlah penjualan dapat merupakan ukuran yang wajar mengenai biaya penjaualan. Akan tetapi terdapat banyak keadaan do mana suatu pengalokasian dengan basis seperti itu tidak tepat atau akan menyesatkan :

  1. Apabila terdapat perbedaan dalam waktu dan jumlah usaha penjualan yang diperlukan.
  2. Apabila terdapat perbedaan dalam metode penjualan.
  3. Apabila terdapat perbedaan dalam besarnya order.
  4. Apabila terdapat perbedaan dalam saluran distribusi.

Analisa menurut produk biasanya akan mengungkapkan berbagai bidang kelemahan terhadap mana dapat diambil tindakan perbaikan dalam batas-batas tertentu, seperti di bawah ini :

  1. Dalam memindahkan pengutamaan kegiatan penjualan ke lini produk yang lebih menguntungkan atau menyesuaikan kegiatan penjualan denga potensi penjualan yang ada.
  2. Dengan penyesuaian harga-harga jual.
  3. Dengan mengeliminasikan garis-garis produk, ukuran-ukuran, pengepakan, warna, dan lain-laon yang tidak menguntungkan.
  4. Dengan menambahkan garis-garis produk yang ada hubungan dengan garis produk semula, sehingga dapat ikut menanggung biaya distribusi yang bersifat tetap.
  5. Dengan merubah metode penjualan atau saluran distribusi.
  6. Dengan merubah jenis, jumlah, dan tekanan dari periklanan.
  7. Dengan merevisi pengepakan, desain, kualitas, dan lain-lain.

ANALISA MENURUT PELANGGAN

Pada umumnya analisa menurut pelanggan tidak dilakukan secara kontinu. Mungkin manajer penjualan lebih tertarik mengenai apakah seseorang langganan memberikan laba, atau perubahan-perubahan sedang dipertimbangkan hanya untuk golongan langganan tertentu. Dalam hal-hal seperti ini dapat dilakukan analisa-analisa khusus.

Meskipun analisa-analisa dapat dilakukan per pelanggan secara individu terutama bilamana terdapat beberapa pelanggan yang besar, tetapi pada umumnya analisa akan berhubungan dengan golongan atau kategori piutang tertentu. Dua faktor pokok dalam memilih klasifikasi yang akan digunakan adalah jumlah dari jasa-jasa distribusi yang diperlukan, karena ini merupakan alasan utama terjadinya perbedaan dalam biaya distribusi, dan kemampuan/ kemungkinan untuk melakukan pemisahan biaya distribusi. Klasifikasi-klasifikasi yang terbukti ada gunanya adalah :

  1. Jumlah pembelian tahunan
  2. Ukuran order
  3. Lokasi
  4. Frekuensi kunjungan para penjual
  5. Jenis agen
  6. Kelayakan Kredit para pelanggan

Suatu analisa menurut pelamnggan akan menyediakan informasi yang sangat berguna bagi manjer penjualan. Analisa tersebut akan memberikan suatu pandangan yang jelas, mengenai banyaknya piutang dalam berbagai golongan volume dan nilai rata-rata dari order-order. Dalam menggunakan informasi ini untuk menggambil tindakan perbaikan, harus diberikan pertimbangan terhadap volume potensial dan pembebanan biaya tetap produksi. Analisa tersebut dapat menyediakan fakta-fakta untuk telaahan oleh pimpinan mengenai hal-hal sebagai berikut :

  1. Pemberhentian penjualan kepada golongan-golongan pelanggan tertentu
  2. Penyesuaian-penyesuaian harga
  3. Perlu marjin yang lebih tinggi untuk golongan-golongan tertentu.
  4. Perubahan metode penjualan

ANALISA MENURUT UKURAN/BESARNYA ORDER

Analisa yang ada manfaatnya untuk dilakukan dalam banyak perusahaan ialah menurut unkuran/besarnya pesanan. Telah diakui untuk beberapa waktu, bahwa salah satu sebab dari biaya distribusi yang tinggi dan penjualan yang tidak menguntungkan adalah kecilnya order, dalam arti bukan disebabkan kecilnya order itu sendiri, tetapi disebabkan oleh hatga yang kurang tinggi untuk dapat memenuhi biaya-biaya yang menberikan sesuatu laba. Sering pesanan yang kecil tidak dapat dihentikan. Tetapi masalah tersebut dapat diselesaikan. Tindakan perbaikan dapat siambil; dan hal itu dapat dikendalikan. Jelas, langkah pertama yang harus ditempuh oleh controller ialah, memperoleh fakta-fakta melalui suatu analisa biaya distribusi menurut ukuran/besarnya order.

BEBERAPA ANALISA LAINNYA

Terdapat analisa-analisa lain yang mungkin berguna dalam sebuah perusahaan tertentu, antara lain:

  1. Menurut salutan distribusi. Ini berguna bilaman harus ditentukan pilihan saluran distribusi untuk mengarahkan penjualan kedalam saluran yang paling menguntungkan. Analisa perlu dilakukan dari waktu jika trends biaya berubah.
  2. Menurut metode penjualan. Komentar-komentar untuk ini adalah sama dengan yang berlaku untuk analisa untuk salutan distribusi.
  3. Menurut salesman. Untuk tujuan mengukur pelaksanaan para tenaga penjual dalam hubungan dengan laba dan untuk mengarahkan para penjual secara lebih baik dalam kegiatan mereka.
  4. Menurut divisi-divisi Orgenisasi atau Operasi. Ini berguna bilamana terdapat divisi-divisi penjualan yang tersendiri dan terpisah. Analisa yang demikian dipergunakan untuk mengukur pelaksanaan para eksekutif pada devisi-devisi. Contoh-contohnya: analisa menurut departermen dalam sebuah toko serba ada; atau menurut cabang dalam sebuah perusahaan industri.

PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK MATEMATIKA

Analisa-analisa yang ditunjukkan disinihanyalah contoh-contoh saja. Banyak variabel dan alternatif dalam fungsi distribusi atau pemasaran memang membuat tugas analisa terlalu berat. Masalah yang akan dipecahkan meliputi lokasi-lokasi pergudangan, rute transportasi, pola pengiriman yang paling ekonomis, dan lain-lain. Untuk melaksanakan penelaahan yang diperlukan, dan agar terdapat keekonomisan dalam fungsi-fungsi tersebut, penggunaan formula-formula atau ”model-model” matematis paling dapat membantu. Dengan menggunakan simbol-simbol dan teknik-teknik matematis, banyak hubungan-hubungan dan kualitas-kualitas dapat dinyatakan dan ditangani.

INTERPRETASI DARI HASIL ANALISA

Controller mesti was-was terhadap kesulitan atau keterbatasan dari setiap angka yang disiapkan. Mungkin masalah itu akan dipecahkan dari berbagai segi. Dalam beberapa hal hanya biaya pemasaran yang variabel saja yang akan dipergunakan, sedangkan dalam hal-hal lain akan termasuk baik yang variabel maupun yang tetap. Perlu ditegaskan kembali, bahwa dalam membuat rekomendai-rekomendasi yang didasarkan pada analisa distribusi, keputusan-keputusan yang dicapai harus mempertimbangkan setiap kemungkinan pengaruh pada setiap kegiatan perusahaan. Sebagai contoh, kesimpulan bahwa suaru daerah perlu dilepaskan/dibuang, harus dengan mempertimbangkan pengaruhnya pada laba yaitu perubahan dalam volume pabrik dengan biaya tetap yang sama, sehingga mengakibatkan perbedaan dalam harga pokok per unit.

STANDART BIAYA DISTRIBUSI

STANDART DAN PENGENDALIAN

Dasar dari pengendalian distribusi terletak dalam korelasi antara usaha penjualan dengan potensi dan penggunaan analisa untuk menghindarkan kesalahan dalam pengarahan. Meskipun ini dapat dilakukan, dan meskipun laporan perhitungan rugi/laba menggungkapkan hasil yang memuaskan untuk suatu waktu, tetapi ini saja tidak mencukupi. Kita harus mengetahui bahwa perusahaan memang sedang beroperasi secra efisien, dan ini memerlukan rolok ukur yaitu adanya standar.

DAPATKAH STANDART DITETAPKAN UNTUK KEGIATAN DISTRIBUSI?

Meskipun suaru usaha baru mengenai dapat dilakukan disana-sini atas dasar percobaan, tetapi seluruh usaha distribusi akan jarang diarahkan disekitar hal-hal tersebut secara terus-menerus. Sulit dapat diharapkan agar seseorang eksekutif yang bijaksana akan mengarahkan Rp 1 milyar kedalam usaha distribusi dengan tidak mempunyai harapan, bahwa akan diperoleh laba pada akhir tahun. Melainkan dia diharapkan bersiap untuk mengadakan pengukuran terus-menerus terhadap pelaksanaan per individu dan perkelompok, yang dinyatakan dalam biaya dan hasilnya. Dia akan ingin mengetahui kapan kerani pembuat faktur memboroskan waktu, kapan peralatan permobilan terlalu memakan biaya, kapan jam kerja digudang terlalu tinggi, dan lapan para penjual menghasilkan order-order yang terlalu kecil. Jika faktor-faktor biaya dan pelaksanaan tidak berada dibawah pengendalian yang konstan, rujuan memperoleh laba hampir pasti tidak akan terpenuhi. Tetapi pengendalian tersebut mencakup standar-standar dan seluruhnya bergantung pada penetapan dan penggunaan standar-standar itu. Jam kerja digudang tidak pernah kelihatan terlalu tinggi jika dipandang secara mutlak. Jam kerja tersebut baru akan ternyata terlalu tinggi hanya bila dibandingkan dengan jam yang seharusnya dikeluarkan untuk itu yaitu hanya jika telah diterapkan suatu standar.

JENIS-JENIS STANDAR BIAYA DISTRIBUSI

Standar-standar biaya ditribusi mungkin: (1) bersifat sangat umum, dan berlaku untuk fungsi-fungsi distribusi secara keseluruhan, atau berlaku per divisi-divisi utama, atau (2) merupakan unit-unit yang mengukur pelaksanaan per individu. Contoh untuk standar jenis (1) adalah sebagai berikut:

  1. Biaya penjualan sebagai suatu persentase dari penjualan bersih.
  2. Biaya per rupiah laba kotor.
  3. Biaya per unit laba yang dijual.
  4. Biaya per transaksi penjualan
  5. Biaya per order yang diterima.
  6. Biaya per pelanggan.

Standar-standar seperti diatas merupakan indikator yang berguna untuk menunjukkna trend untuk seluruh usaha distribusi. Selanjutnya, standar-stansar tersebut dapat diterapkan pada masing-masing produk, daerah, cabang atau departeman.

PERTIMBANGAN LAIN DALAM PENETAPAN STANDAR BIAYA DISTRIBUSI

Controller mempunyai tanggungjawab bersama dengan para eksekutif penjualan dalam penetapan standar-standar dalam biaya distribusi. Dalam memenuhi tanggungjawab ini, ada baiknya agar dia mengingat kerumitan-kerumitan yang ada. Sebagai contoh, dalam pabrik biasanya hanya ada satu biaya standar untuk produk. Akan tetapi terdapat banyak biaya satandar untuk pendistribusian setiap barang yang sama. Dengan demikian biaya perkunjunag dapat berbeda dalam setiap daerah atau distrik penjualan. Bahkan dalam daerah yang sama biaya satandar untuk menjual kepada golongan-golongan pelanggan yang berlainan dapat berbeda-beda.

Secara umum pronsip-prinsip yang berlaku bagi standar-standar biaya produk juga berlaku pada biaya distribusi. Atara lain standar-standar  memerlukan revisi bilamana kondisi-kondisi operasi berubah secara material. Juga bila dalam standar terdapat unsur biaya tetap, maka pengaruh volume harus diperhatikan.

CARA MENETAPKAN STANDAR BIAYA DISTRIBUSI

Bila kebutuhan akan standar telah disetujui oleh eksekutif penjualan, maka dapat dilakukan pekerjaan mendetail untuk penentapan standar.

Langkah pertama dalam menetapkan standar biaya distribusi adalah mengklasifikasikan biaya-biaya sesuai dengan fungsi-fungsi dan kegiatan pertanggungjawab masing-masing individu.

Langkah kedua ialah memilih unit-unit atau basis-basis pengukuran untuk menyatakan standar.

Langkah ketiga ialah menganalisa pengalaman dimasa lalu yang berhubungan dengan biaya dari fungsi-fungsi dan kegiatan khusus yang terlibat, dengan pandangan atau maksud untuk memilih pengalaman dan indikasi-insikasi terbaik mengenai prosedur yang terbaik. Ini dapat meliputi penelaahan yang intensif mengenai mengenai masing-masing metode prosedur dan operasi yang serupa dengan apa yang telah dipergunakan dalam pengembangan standar produksi.

Langkah keempat ialah mempertimbangkan pengaruhnya terhadap biaya dari perubahan yang diperkirakan dalam kondisi-kondisi ekstern dan dari program penjualan sebagaimana yang telah direncanakan. Apabila diperkirakan akan ada hambatan yang makin besar, maka harus dibuat suatu estimasi mengenai pengaruhnya pada biaya-biaya seperti advertensi dan penjualan lansung. Apabila programnya memerlukan suatu masa cicilan yang lebih panjang/lama, maka pengaruhnya pada biaya keuangan harus diestimasikan.

Langkah terakhir ialah mengiktisarkan pertimbangan dari para eksekutif, kepala divisi, kepala departemen, dan para penjual yang memiliki pengalaman dan latihan yang memenuhi syarat untuk memutuskan tolok ukur yang akan dipergunakan. Standar-standar yang ditetapkan harus merupakan ekspresi terakhir dari pertimbangan yang demikian, dengan berdasarkan pada suatu telaahan yang wajar mengenai pelaksanaan yang lalu dan pandangan terhadap masa yang akan datang.

INFORMASI TAMBAHAN YANG DIPERLUKAN

Agar dapat menetapkan dan menentukan standar-standar biaya distribusi secara berhasil, maka perusahaan harus mengakumulasikan dan memiliki sejumlah besar informasi yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas distribusi dan faktor-faktor biaya yang menyangkut aktivitas-aktivitas tersebut. Ini meliputi sejumlah informasi yang tidak tersedia dalam catatan akuntansi biasa. Catatan yang permanen harus dirancang untuk mencatat dan mengakumulasikan data ini secara teratur dan dalam bentuk yang siap untuk dipakai. Sama seperti telah menjadi suatu kebiasaan masa sekarang untuk mencatat secara teratur faktor-faktor produksi seperti jam kerja, jam yang dapat dibebankan, jam menganggur, jam mesin, dan banyaknya operasi, catatan-catatan yang demikian juga harus dibuat untuk faktor-faktor distribusi.

Contoh-contoh dari data distribusi tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Analisa penjualan dalam saru satuan fisik
  2. Jumlah transaksi penjualan yang diklasifikasikan menurut ukuran, jam terjadinya transaksi, dan lain-lain.
  3. Jumlah Quotations yang dibuat
  4. Jumlah order yang diklasifikasikan menurut ukuran, periode dimana order-order diterima, dan lain-lain
  5. Jumlah order yang ditulis
  6. Banyaknya tenaga penjual secara rata-rata
  7. Jumlah hari-penjual
  8. Jumlah kunjungan pada para pelanggan lama dan baru
  9. Jumlah hari perjalanan tenaga penjual

10.  Jumlah perjalanan yang ditempuh tenaga penjual

11.  Jumlah pelanggan yang secara rata-rata yang diklasifikasikan sehubungan dengan lokasi, volume tahunan dan lain-lain.

12.  Jumlah jam kerja para tenaga penjual, tenaga advertensi, pekerja gudang, supir, tenaga tata usaha, dan lain-lain.

13.  Jumlah retur dan potongan yang diklasifikasikan menurui sebab-sebabnya.

14.  Jumlah ruangan advertensi dan waktu yang dipergunakan dalam berbagai media advertensi.

15.  Dan lain-lain.

PENGGUNAAN STANDAR UNTUK PENGENDALIAN

Hal yang pokok dari pengendalian terletak dalam tindak lanjut yang segera terhadap perkembangan yang tidak menguntungkan, sebelum berkembang menjadi kerugian yang lebih besar. Sekali standar telah ditetapkan, maka dasar untuk bertindak juga telah ditentukan. Controller membandingkan prestasi pelaksanaan yang sesungguhnya dengan sudut dan melaporkan hasilnya kepada eksekutif penjualan.